Vad är agil?

”Vad är agil?”
Det är den vanligaste frågan jag får varje vecka från vänner och bekanta.

Agil är ett välkänt begrepp inom IT-branschen och projektledning men för många kan det vara första gången man har hört talas om det. För att ge dig en introduktion till vad agil är kommer här en genomgång. Häng med!

Vad betyder agil?

Agil kan snabbt förklaras som lättrörlig, smidig eller flexibel.
Men vad menas då men att agilt arbetssätt?

Jo, när man pratar om att ha ett agilt arbetssätt så syftar det ofta på att man använder metoder som främjar lättrörlighet. Det ger möjlighet till att ständigt förbättra och utvecklas genom att kunna förändra och anpassa projekt och verksamheten beroende på olika omständigheter.

En motreaktion

Agila metoder kom fram som en reaktion och motsättning till de traditionella projektledningsmetoderna. Agilt arbetssätt syftar till att kunna möta de förändrade krav som uppkommer under ett projekt till skillnad från den traditionella vattenfallsmodellen där det inte går att ändra riktning lika lätt.

När använder man agila metoder?

Agil projektledning används främst när man behöver kunna förändra och vara smidig i ett projekt. Som projektledare kan du behöva ta hänsyn till förändringar som gäller ändrade riktningar eller resurser från beställaren, omvärlden eller kunderna.

Det kan t.ex. vara så att er största konkurrent precis släppt en liknande produkt som ni just nu håller på att ta fram. Vad ska man göra? Ska man fortsätta enligt plan eller prioritera om? Kan ni lägga in dagsfärska nyheter i produkten för att skapa en mer attraktiv vara och kunna stå sig i konkurrensen? Går det att anpassa produkten eller är man fast i en spikad plan?

Ett agilt arbetssätt passar bra när ett projekt vill ha löpande snabba resultat, det är en föränderlig situation (eller bransch), när slutprodukten inte är exakt fastställd utan kan successivt växa fram under projektets gång. Det kan till exempel vara att ett spel har planerats att lanseras i tre olika delar men första delen av spelet floppar. Då behöver företaget snabbt ändra riktning och kan bestämma sig för att stryka de andra två tilltänkta versionerna.

Ett agilt förhållningsätt passar mindre bra när ex. kostnader för ändringar är höga, projektet är beroende av flera externa parter, merparten arbetar deltid, och det finns en orörlig deadline.

Det agila manifestet

Det agila manifestet skapades 2001 i USA av en grupp mjukvaruutvecklare. De var trötta på den tidigare osmidiga arbetsmetodiken inom mjukvarutveckling och skrev manifestet som en motreaktion. De skrev även tolv agila principer som tillsammans med manifestet agerar som ett ramverk för att arbeta agilt. Syftet med det agila ramverket är att minimera onödigt arbete och att skapa och utveckla produktresultat som faktiskt efterfrågas. Till skillnad från att producera saker bara för att det finns med i en plan som inte är uppdaterad.

I ramverket framhåller man vad man bör lägga större vikt på.

  • Värdera individer och interaktion framför processer och verktyg.
  • Värdera fungerande programvara (eller produktresultat) framför omfattande dokumentation.
  • Värdera kundsamarbete framför att förhandla om kontrakt.
  • Värdera anpassning till förändring framför att följa en uppgjord plan.

Det som står först i meningarna och som är fetmarkerat ska alltså värderas högre.
Men ska man inte ha några processer alls då, kanske du frågar dig?
Jo, det går bra att ha processer och verktyg men det är inte det som ska vara i fokus.

Till ”programvara” har många (bl.a T. Gustavsson och B. Tonnquist) påpekat att man kan byta ut till ”produktresultat” för att anpassa det agila manifestet till flera branscher utöver IT-branschen.

Korta cykler och täta leveranser

En tydlig skillnad mellan vattenfallsmetoden är att agila metoder har korta cykler och försöker att leverera produktresultat ofta. Dessutom har man feedbackloopar för att kunna justera arbete och fokus för att hela tiden lägga energi på det som är viktigast.

En av de mest kända agila metoderna är Scrum, vars korta cykler kallas sprintar som vanligtvis är 2-4 veckor. Inför sprinten planerar man vad som ska göras. Därefter tar man in de krav som finns i varje aktivitet och planerar vem som ska göra vad. I sprinten har teamet dagliga möten för att följa upp hur arbetet går och om man har stött på några hinder. Innan man levererar något utför man tester och i slutet av sprinten gör teamet en demonstration av vad man har åstadkommit. Därefter reflekterar man i ett retrospektiv och diskuterar vad som kan göras bättre. Till sist prioriterar man och planerar inför nästa sprint. Denna process upprepas vid varje sprint tills att projektet och uppdraget är klart.

Självorganiserade team

Ett agilt team är ett självorganiserande team. Det innebär att teamets medlemmar har möjlighet att påverka projektet genom att teamet tillsammans planerar, prioriterar och utför uppgifterna för att föra projektet framåt.

Det förutsätter att alla hinder tas upp och att man är transparent i sin kommunikation. Hinder kan vara allt från kommunikationsmissar till kod som skapar blockeringar i andra system. Det är viktigt att teamet tar upp hinder direkt med sitt team och projektledaren istället för att gömma undan svårigheter och ta dem först i slutet av projektet. Inga surdegar lämnas till slutet. I teamet för man en dialog om vad man kan behöva hjälp med och hur teamet tillsammans kan hjälpa varandra för att komma vidare.

Mer nytta

Eftersom teamet levererar resultat (som visas i en demo) varje sprint drivs kunden på att komma med feedback löpande i projektet. Det gör att kunden får mer nytta eftersom man är engagerad genom hela projektet istället för att bara komma in i slutet. Releaser kan också planeras in löpande vilket gör att kunden inte behöver vänta till slutet, som i traditionella metodiker, för att få ut nytta av produkten.

Agil projektledning

Om teamet är självorganiserat, behövs verkligen en agil projektledare?
Ja! Agil projektledning handlar om att leda temaet i att använda agila metoder tillsammans med projektmetodik för att skapa en mer smidig metodik. Det finns flera fördelar att använda båda. Projektmetodiken ger en helhet, struktur och överblick medan de agila metoderna, som ex. Scrum, används mest i genomförandefasen och koncentrerar sig på hur projektet utförs, hur man arbetar effektivt och organiserat och hur kraven kan hanteras.

Ofta vill styrgrupper eller linjeorganisationen fortfarande ha rapporter och ekonomiuppföljningar om inte hela organisationen arbetar agilt.

Har man flera team så kan en agil projektledare finnas som en överbryggande ledare för hela projektet. Använder man kombinationen av både projektmetodik och agila metoder kan man både få en övergripande helhet och möjlighet att anpassa sig snabbt till ändrade förutsättningar och krav.

I agila projekt ger man mer mandat till utvecklingsteamet än endast till projektledaren. Teammedlemmarnas åsikter är väldigt viktiga eftersom man i det agila synsättet utgår från att den som är närmast produktionen och dagligen arbetat med utvecklingen är också den som har störst kunskap i hur arbetet kan bedrivas så bra som möjligt. Eftersom teamet är självgående, har mandat och känner ansvar för projektet kan det bidra till att gruppen är mer motiverad att skapa ett bra resultat. Det medför också att projektledaren får mer tid till att coacha teamet och bädda för ett produktivt klimat.

Vad ska då den agila projektledaren fokusera på?

Fokus ligger på att ta bort hinder för gruppen och skapa ett så gott arbetsklimat som möjligt. Projektledaren ska agera coachande istället för styrande och att skapa gruppdynamik som främjar effektivt projektarbete.

Varför använda agila metoder och ett agilt synsätt?

Förändringar i vår omvärld sker idag mycket snabbare än förut. En genial idé idag kan slå starkt på marknaden nu, men om det tar för lång tid att producera och skapa resultat till kunderna kan timingen vara helt fel. Produkten skapar då varken nytta för kunderna eller värde för företaget som har lagt ned resurser för att utveckla produkten.

Med agila metoder är det enklare att lyssna till förändringar. Förändringar från både omvärlden, kunder, kravställare och konkurrenter för att kunna prioritera om och förändra sin produkt under tidens gång. På så sätt får man en produkt eller tjänst som passar marknaden när den lanseras. Nyvunna erfarenheter kan implementeras och förfina produkten. Allra bäst fungerar också de agila metoderna när man kan producera nytta för kunden och beställaren under projektets gång. Att inte vänta med att släppa en produkt utan kanske dela upp den i mindre delar för att hela tiden tillföra värde för kunderna men också mer fördelar för beställaren.

 

Har du fått en klarare innebörd om vad agil är?

Lämna gärna en kommentar och berätta vad du tycker om inlägget!

Allt gott,
Lina

 

Referenser:
Gustavsson, T (2013). Agil projektledning. Stockholm: Sanoma Utbildning
Tonnquist, B (2016). Projektledning. Stockholm: Sanoma Utbildning
http://www.allaboutagile.com/what-is-agile-10-key-principles/
Manifest för  agil systemutveckling:
http://agilemanifesto.org/iso/sv/manifesto.html
Principer bakom det agila manifestet:
http://agilemanifesto.org/iso/sv/principles.html

Hur tänker du?